Heb je weleens stil gestaan bij wat er onder debiteurenbeheer wordt verstaan en hoe jij dat precies hebt ingeregeld? Je kunt namelijk alles wat te maken heeft met de activiteiten die jij voor jouw klant uitvoert eronder scharen. Denk aan het verzenden van de facturen, de vragen omtrent de factuur tot en met de betaling. Als jij zorgt dat jouw beheer van debiteuren op orde is, is er veelal een goede cashflow en beperk je de kans op financiële problemen. Als je voldoende cashflow hebt kun je namelijk jouw crediteuren op tijd betalen en jouw personeel ook. Als het voor jou niet mogelijk is om het debiteurenbeheer zelf uit te voeren of je wilt er geen tijd aan besteden, kun je dit ook aan een gespecialiseerd bureau over laten.
Gebruik cijfers voor je debiteurenbeheer
Misschien doe je het al jaren of misschien is het iets nieuws; debiteurenbeheer kun je in cijfers uitdrukken. Ongeveer 58% van de facturen die je verstuurd worden binnen de gestelde betaaltermijn voldaan. Dat houdt in dat het overige deel van 42% niet tijdig wordt betaald, ongeacht de reden. Als je dus een kleine helft van jouw facturen niet betaald hebt, hoe ga jij jouw leveranciers dan betalen? Als je op langer termijn misschien wel 25% moet afschrijven als niet incasseerbare vordering, ook wel dubieuze debiteur genoemd, dan kun je serieus in de financiële problemen komen. In het ergste geval kan dat zelfs leiden tot een faillissement.
Als je een consequent beheer voert zal je merken dat het betaalt krijgen van jouw facturen binnen de gestelde termijn eenvoudig op kan lopen tot 75% en soms zelfs tot 80%. De financiële risico’s zijn dan veel minder groot waardoor je meer cashflow over hebt voor bijvoorbeeld investeringen.
Voer goed debiteurenbeheer of besteed het uit aan specialisten
Natuurlijk moet je jouw debiteur de gelegenheid geven om de factuur te betalen. Veelal wordt er een betalingstermijn gehanteerd van 14 of 30 dagen. Het is belangrijk voor de klantrelatie dat je hier ook vriendelijk mee om gaat, maar toch kun je al voor het verstrijken van de termijn meer controle krijgen. Bel of mail bijvoorbeeld de debiteur 5 dagen voor het verstrijken van de termijn om te informeren of de factuur in goede orde is ontvangen en/of er misschien onduidelijkheden zijn. Zo ondervang je eenvoudig vergeten facturen, maar ook als er vragen zijn of er een betalingsregeling moet worden afgesproken ben je er op tijd bij. Een grote achterstand wordt zo eenvoudig voorkomen en hoe sneller problemen worden aangekaart, hoe makkelijker het oplossen is.
Het kan natuurlijk zo zijn dat jij geen tijd hebt of misschien niet genoeg ervaring om het debiteurenbeheer goed op orde te houden. Er zijn door heel Nederland in specialistische kantoren die je kunnen ondersteunen bij het beheer, maar ook bij het incassotraject als dat nodig is. Uiteraard zit hier een kostenplaatje aan en dat is bij ieder kantoor anders, maar het is vaak de moeite waard als je er zelf geen energie in wil steken. Wist je trouwens dat er vandaag ook zeer uitgebreide en gespecialiseerde debiteurenbeheer software op de markt verkrijgbaar is?
